Mice > "Die Bezeichnung 'Instant Book' wird der Sache nicht gerecht!", meint Felix Undeutsch.
14.04.2016

"Die Bezeichnung 'Instant Book' wird der Sache nicht gerecht!", meint Felix Undeutsch.

Felix Undeutsch

Felix Undeutsch

"Instant Book", eines der wohl kontroversesten Themen der MICE-Branche in den letzten Jahren. Von "Revolution!" bis hin zu "Braucht kein Mensch, wird sich niemals durchsetzen!", ist wohl alles an Meinungen vertreten.

Wir verfolgen die Diskussion im Markt sehr interessiert und erfreut. Ab und zu denke ich jedoch auch: „Thema verfehlt!“, und habe das Gefühl, dass die Diskussion am eigentlichen Punkt vorbei geht.

Die Bezeichnung "Instant Book" wird der Sache nicht gerecht und verdeutlicht nur äußerst mangelhaft, welche enormen Prozessvorteile in dieser Technologie stecken. Könnte ich das Rad der Zeit zurück drehen, würde ich den Begriff "Instant Information" ins Leben rufen, denn die heutige Diskussion um „Instant Book“ beschränkt sich viel zu sehr auf das Thema „Buchung“.

Dabei ist die "Buchung" nur das Endergebnis, was sich aus den Teilmengen "Instant Preis", "Instant Verfügbarkeit" und "Instant Confirmation" zusammen setzt. Diese "Instant Information" zu Preisen und Verfügbarkeiten ist für jedermann – also Hotels, Kunden und Agenturen gleichermaßen – nur einen Klick entfernt. Und das nicht nur für zwei, drei oder fünf Hotels, sondern für eine komplette Stadt. 100%ige Transparenz in Echtzeit. In der Konsequenz wird der extrem ineffiziente Angebotsprozess für Hotel und Kunde massiv entschlackt: "Hotel erhält Anfrage", "Hotel prüft Verfügbarkeiten und Raten", "Bankettmitarbeiter holt sich Freigabe vom Revenuemanagement", "Hotel muss Angebot erstellen und versenden", "Kunde braucht Extrawurst", "Angebot muss angepasst und neu versendet werden" – all das gehört der Vergangenheit an, hier versteckt sich die eigentliche Revolution.

Ob und wann der Kunde am Ende bucht bzw. wie lange der Entscheidungs- und Freigabeprozess dauert, ist absolut nachrangig. Die größte Einsparung im Prozess entsteht durch die Komponenten "Instant Preis" und "Instant Verfügbarkeit", ohne dass Hotel und Kunde jemals gemeinsam am Telefon gewesen wären

"Instant Information" ist zehnmal effizienter als unstrukturierte Anfragen via Email oder Telefon

Der Prozessvorteil von „Instant Information“ gegenüber einer klassischen Anfrage kann auch ganz nüchtern in Zahlen ausgedrückt werden kann:

Die Mehrheit der befragten Hotels sagte uns, dass abhängig vom Kanal aktuell nur 5-10% aller unstrukturierter Anfragen via Email oder Telefon in Buchungen resultieren. Bedeutet, nur jede zehnte bis zwanzigste Anfrage kommt zum Abschluss. Weiteres Ergebnis unserer Hotelbefragungen war, dass ein Hotel pro Anfrage im Schnitt zwischen 30 und 60 Minuten für den kompletten Angebotsprozess, Anpassungen und Rückfragen benötigt. Von Anfang bis Ende. Dies wiederum bedeutet, dass ein Hotel umgerechnet pro Buchung aktuell 5-10 Stunden investiert. Gerade bei Kleinst-Veranstaltungen mit geringen Umsätzen ist dies betriebswirtschaftlich nicht wirklich zu vertreten. Kleinst-Veranstaltungen machen jedoch den Großteil des Marktes aus.

Durch "Instant Preis", "Instant Verfügbarkeit" und "Instant Confirmation" wird dieser Prozess auf ein Zehntel eingedampft. Pro Buchung investiert ein Hotel max. 30 Minuten, da das Hotel nur noch bestätigte Buchungen erhält, aber keine Anfragen mehr. Der Hotelmitarbeiter muss lediglich die finalen Buchungsdaten in das Hotel-eigene Kundensystem übertragen sowie eine Rechnung erstellen. Fertig. Für den Kunden ist dieser Prozess gleichermaßen effizient und transparent.

Anfragen sterben nicht aus, der Markt wird sich jedoch verschieben

Diese Effizienzgewinne sind sicherlich nicht bei allen Tagungen zu erzielen, sondern nur bei unkomplexen Anfragen, welche online standarisiert werden können. In Deutschland macht das Segment der Klein-Veranstaltung zwischen 60% – 70% des Marktes aus*. Bei den restlichen 30%, also den hoch komplexen Veranstaltungen, wird der manuelle Anfrageprozess nach wie vor Relevanz haben und nicht aussterben.

Und das zu Recht! Denn ein Hotel will ja gerade bei diesen großen und komplexen Veranstaltungen Zeit- und Liebe investieren. Die hier generierten Umsätze pro Veranstaltung sind extrem hoch, dies rechtfertigt einen höheren Zeit- und Beratungsaufwand.

Alle Marktteilnehmer profitieren von „Instant Information“-Technologie, auch RFP-Anbieter

"Instant Information" kann allen Marktteilnehmern helfen: RFP-Anbietern, Agenturen, Kunden und Hotels. Warum sollte ein RFP-Anbieter oder Agentur ernsthaft eine Anfrage oder Optionierungswunsch an ein Hotel senden, wenn das Hotel bereits ausgebucht ist, gar nicht passt oder den Budgetrahmen sprengt?

Warum sollte sich ein Kunde mit 5-10 Angeboten nach 24 Stunden zufrieden geben, wenn er den Großteil des Hotelmarktes mit ein paar Knopfdrücken vergleichen kann, über mehrere Städte hinweg?

Warum sollte sich ein Hotel mit einer Abschlussquote von 5%-10% auf Anfragen zufrieden geben, wenn es auch einfach nur bestätigtes Geschäft generieren kann, ohne Aufwand?

"Instant Information" kann allen Marktteilnehmern helfen Ihre Prozesse zu optimieren, selbst RFP-Anbietern.

Autor: Felix Undeutsch

Dieser Text erschien als Leserbrief auch auf TW-Media.com.

*Quelle: Ghh consult 2015 (Congress.net, Anbieterbefragung 2014)

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