Mice > 5 ganz naheliegende Dinge, um Ihren MICE-Verkauf zu digitalisieren
23.08.2016

5 ganz naheliegende Dinge, um Ihren MICE-Verkauf zu digitalisieren

Tagungen werden heute oft noch per aufwendigem Anfrage & Angebotsprozess (Request for Proposal oder auch RFP) bearbeitet. Dabei geht es doch auch schon ganz anders: der Kunde kann per Mausklick all seine gewünschten Kriterien an den Tagungsraum selbst zusammenstellen & direkt beim Tagungshotel durch buchen. Sämtliche Prozesse, die bisher manuell stattgefunden haben, übernimmt nun eine Tagungssoftware, die sogenannte MICE Booking Engine. Die Automatisierung bzw. Digitalisierung dieser Arbeitsprozesse spart Zeit & ermöglicht Tagungshotels weniger Angebotszeit für kleine bis mittlere & wenig profitable Veranstaltungen zu verschwenden, sondern den Fokus auf große Veranstaltungen zu legen. 

Wir haben die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Sie zusammengestellt, damit Sie bei der Digitalisierung Ihres MICE-Verkaufs keine Faktoren außer Acht lassen:


Bringen Sie alle Tagungs- & Bankett-Experten inklusive Sales & Revenue Manager an einen Tisch

Prozesswechsel vom Anfrage (RFP) zum Onlinebuchungsprozess bewusst managen

Prozesswechsel vom Anfrage (RFP) zum Onlinebuchungsprozess bewusst managen

Der Wechsel vom Anfrageprozess zum Onlinebuchungsprozess bedeutet alle an dem Tagungs- & Onlinegeschäft beteiligten Mitarbeiter bei dem Prozess zu involvieren & mitzunehmen. Schließlich handelt es sich um eine tiefgreifende Veränderung der bisherigen Prozesse, die kein Tagungs- oder Bankett-Experte allein steuern sollte. Planen Sie im Team mit Preis-Strategen / Revenue Managern, Distributionsverantwortlichen und informieren Sie regelmäßig alle Teammitglieder, die im direkten Kontakt mit Tagungskunden (Sales, Bankett, Reservierung, Kundenbetreuer) stehen über den geplanten Prozesswandel. 

Unser Tipp: Formulieren Sie möglichst klare Ziele: wie viele Tagungen sollen bis Jahresende über Ihre eigene Webseite vom Kunden selbstständig gebucht werden? Planen Sie die Maßnahmen: Was ist dafür nötig?

Leiten Sie Ihre Kunden aktiv auf Ihre eigene Website zur Onlinebuchung Ihrer Tagungsräume

Leiten Sie Ihre Kunden aktiv auf Ihre eigene Website

Leiten Sie Ihre Kunden aktiv auf Ihre eigene Website

Wie schnell die Umstellung von RFP-Prozess auf Onlinebuchung per Mausklick vonstattengeht, hängt maßgeblich davon ab, wie gut Sie den neuen Buchungsweg an Ihre Kunden kommunizieren. Mit der Nutzung von Onlinebuchung über die eigene Webseite haben Sie es ganz alleine in der Hand, wie viele Ihrer Kunden von diesem neuen Service begeistert werden können. Informieren Sie Ihre Bestandskunden und Anfrager per News und auf Ihrer Webseite, in E-Mail-Signaturen, auf Kundenveranstaltungen und bei allen Kontaktpunkten, am Telefon, an der Rezeption, auf der nächsten Messe etc. über die neuen Möglichkeiten. Machen Sie es von Ihrer Webseite aus besonders leicht, aus jedem Kapitel Ihrer Tagungspräsentation in die Onlinebuchung weiterzuleiten.

Unser Tipp: Trainieren Sie die Ansprechpartner Ihrer Kunden (Bankett, Sales und vielleicht auch den Nachtportier) darauf, nur noch in komplexen Ausnahmefällen ein PDF Angebot zu versenden. Fragt der Kunde an, könnte die Antwort auch lauten: „Ja, die Verfügbarkeiten sind vorhanden, darf ich Ihnen schnell einen Link schicken, über den Sie sich auch Ihr Angebot selbst zusammen klicken können?

Setzen Sie konkrete Verkaufs-Ziele: welcher Mindestumsatz wird pro Raum erwartet? Wann lohnen sich Tagungspauschalen?

Konkrete Kennzahlen & Ziele für die Verkaufsstrategie festlegen

Konkrete Kennzahlen & Ziele für die Verkaufsstrategie festlegen

Wenn Sie heute allein oder mit einem Kollegen überlegen, ob Sie die eine oder andere eingehende Tagungsanfrage annehmen oder ablehnen, dann sollten Sie beginnen, die Kriterien der Entscheidungsfindung zu dokumentieren. Bei immer mehr Anfragen wird künftig eine Software diese Entscheidung treffen. „Ich mache das mit Gefühl und Erfahrung“ muss übersetzt werden: welche Art Veranstaltung, zu welchem Preis und welchen Buchungskonditionen? Wie viele Personen sollten mindestens pro Raum gebucht werden, wann gebe ich die Räume nur in Verbindung mit Zimmern in den Verkauf? Diese Überlegungen müssen dann übersetzt werden in: Welchen Mindestumsatz erwarte ich pro Raum? Wann verkaufe ich nur Pauschalen? Wann ist der Raum auch ohne F&B Leistung buchbar? Welche Zeiten muss ich mit besonderen Angeboten forcieren? Wenn die Strategie geplant ist, wird diese in der Software erfasst. Und dann beginnt das Testen, Lernen und Vergleichen.

Vermeiden Sie "Ausverkauft"-Schilder bei der Onlinebuchung

"Ausverkauft"-Schilder vermeiden © Dennis Yang

Geben Sie möglichst alle Räume in den Vertrieb. Die Strategie zum Testen von den 10 vorhandenen Räumen erstmal nur 3 verkaufen zu wollen, hat sich auch im Individualbereich als außerordentlich verkaufsschädigend erwiesen. Das größte Problem dürfte sein, dass Ihr Hotel überall als „ausverkauft“ angezeigt wird, wenn die drei Zimmer oder drei Räume gebucht sind. Die Kunden rufen dann auch nicht mehr an, um nachzufragen, ob es vielleicht doch noch eine Möglichkeit gibt. Die Regel sollte lauten: wenn Sie etwas verkaufen wollen, dann sollte es auch im Regal liegen. Sonst bleiben Sie täglich auf Restkapazitäten sitzen, für die es vielleicht noch Nachfrage gab.


Pflegen Sie Raumverfügbarkeiten automatisiert mittels Online-Kalender anstelle von Excel-Tabellen

Mit MICE Software wie MeetingMarket kommen Sie definitiv schneller ans Ziel

Mit MICE Software wie MeetingMarket kommen Sie definitiv schneller ans Ziel

Machen Sie sich das Leben leicht und organisieren Sie die Steuerung der Raumverfügbarkeiten so, dass Sie möglichst wenig Arbeit damit haben. Die neuen Prozesse sollen Zeit sparen, vielleicht haben Sie schon häufiger überlegt, wie Sie die Beratungsqualität verbessern können und es aus Zeitgründen wieder verworfen.

Unser Tipp: Nutzen Sie eine Software zur Pflege Ihrer Raumverfügbarkeiten. MeetingMarket bietet Ihnen ein Tool, welches sogar über Exportschnittstellen zu Ihrem PMS angedockt werden kann & alle Raumverfügbarkeiten automatisch zieht. Sollten Sie noch keine Hotelsoftware für die Raumpflege nutzen, finden Sie mit der Kalenderfunktion die optimale Lösung für eine automatisierte Pflege aller Raumverfügbarkeiten.

Tracken Sie den Erfolg mittels Reporting-Software

Reporting-Tools nutzen für die Erfolgskontrolle

Reporting-Tools nutzen für die Erfolgskontrolle

Um zu beobachten, wie langsam immer mehr Buchungen über Ihre eigene Hotel-Website generiert werden, ist es wichtig die vorher festgelegten Ziele mit Hilfe eines Reporting Tools zu messen. Oder aber Sie dokumentieren Ihre eigenen Beobachtungen, in dem Sie beispielsweise eine kleine Kontrollliste zur Entwicklung Ihres MICE-Geschäftes implementieren. Schließlich lässt sich nur steuern, was man auch messen kann.

Unser Tipp: Erfassen Sie unter Source of Business oder Market Code in den Stammdaten Ihrer Hotelsoftware den genauen Buchungsweg bzw. die Herkunft der Buchung. 

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