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20.07.2016

5 Vorhersagen für die digitale Zukunft des Tagungsmarktes

Die Digitalisierung überrollt die Tagungswelt. Was also bedeutet „Digitalisierung“ konkret? Wer überrollt hier wen? Ist ein Tagungshotel „digitalisiert“, weil es Angebote mittlerweile via Email versendet, anstatt ein Fax? Ist es „digitalisiert“, weil es strukturierte Online-Formulare anstatt von formlosen Papierdokumenten nutzt?

Die Antwortet lautet: Nein, Digitalisierung sieht anders aus! Digitalisierung bedeutet nicht, dass Kommunikationswege auf einmal „digital“ sind. E-mails anstatt von Brief, Fax und Telefon. Beim Buchen von Tagungen bedeutet Digitalisierung schlicht weg Automatisierung. Prozesse die bisher manuell stattgefunden haben, werden nun automatisch abgewickelt. Und das wiederum sorgt für eine Beschleunigung der Vorgänge.

Wir haben fünf Vorhersagen getroffen, wie diese Automatisierung die Tagungswelt in den kommenden Jahren verändern wird.

Vorhersage #1: Echtzeitdaten ersetzen Anfragestress

Bye bye RFP!

Bye bye RFP!

Niemand hat mehr Zeit für irgendetwas, niemand wartet gern auf Angebote. Im digitalen Zeitalter möchten Kunden Preise und Verfügbarkeiten von Produkten und Dienstleistungen auf Knopfdruck sehen und vergleichen, um auf dieser Basis Entscheidungen zu treffen. Bei der Buchung von Hotelzimmern oder Flügen ist das seit Jahren nicht mehr weg zu denken. Beim Buchen eines Taxis über App ganz genauso wenig. Und genauso werden Live-Preise und Live-Verfügbarkeiten zukünftig den zeitaufwändigen Anfrage-Prozess für kleine, standardisierbare Tagungen & Meetings ersetzen.

Auf der einen Seite werden Hotels auf ihrer eigenen Webseite Preise und Verfügbarkeiten für Meetingräume und Gruppenübernachtungen darstellen und buchbar machen. Auf der anderen Seite werden die Bankettabteilungen Angebote mit wenigen Klicks erstellen und noch während des Telefongespräches an den Kunden senden. Diese Angebote werden nicht mehr starr und statisch sein, sondern der Kunde wird zukünftig die Möglichkeit haben, diese Angebote selbst anzupassen und nachzubearbeiten. Preise und Verfügbarkeiten werden in Echtzeit nachkalkuliert.

Vorhersage #2: MICE Revenue Management für jedermann - Sie müssen kein Einstein sein!

Revenuemanagement für jedermann

Revenuemanagement für jedermann

Dynamische Preise, Restriktionen und Konditionen sind bei Einzelübernachtungen mittlerweile verbreiteter Branchenstandard. Im Tagungs- / Bankettbereich steckt das Thema Revenue Management allerdings noch in den Kinderschuhen: Meetingräume, Bestuhlungsvarianten, Wochentage, Saisonalitäten usw. werden alle gleich bepreist. Künftig wird es jede Menge simple und für jedermann bedienbare Tools geben, die die Aussteuerung der Raten für Tagungs- & Meetingräume nach Mindestumsatz & Ertrag übernehmen. Manuelle, interne Rückfragen zwischen dem Bankett- und Revenuemanagement-Team sind damit Vergangenheit. Dies wird künftig vor allem bei kleinen bis mittleren Veranstaltungen eine große Rolle spielen.

Vorhersage #3: Schaltzentrale - Channel Management für MICE

MICE Channelmanagement

MICE Channelmanagement

Alle Kanäle von einer Zentrale aus steuern? Im Einzelübernachtungsbereich absoluter Standard. Kanäle und Vertriebspartner lassen sich hier beliebig öffnen und schließen. MICE-Angebote werden sich zukünftig genauso zentral steuern lassen, ob für den Direktvertrieb oder Vertrieb über einzelne Distributionspartner. Vorbei die Zeit, in der Sie hunderte Portale einzeln pflegen müssen. Zukünftig steuern Sie Ihre Angebote automatisiert: ineffiziente Kanäle werden als erstes geschlossen, effiziente Kanäle hingegen länger offen gehalten.

Vorhersage #4: First come, first serve. Optionen werden verschwinden.

First come, first serve.

First come, first serve.

Optionen resultieren aus dem bisherigen langwierigen Anfrageprozess und blockieren die Kapazitäten der Tagungshotels. Oft holen Planer mehr als 10 Angebote ein – platzieren überall eine Option, wobei am Ende nur ein Haus den Zuschlag erhalten kann. Da in Zukunft alles in Echtzeit abläuft und sofort verglichen werden kann, gibt es für ein Hotel keinen Grund mehr für kleine Tagungen zwischen 10 bis 30 Personen Optionen zu vergeben. Wer zu erst kommt, mahlt zu erst. Für kleines Standardgeschäft erhalten Sie als Hotel zukünftig nur noch bestätigte Buchungen, keine Anfragen mehr.

Vorhersage #5: Floating Rates - starre Vertragsraten verschwinden

Floating Rates

Floating Rates

Aktuell bieten Tagungshotels Unternehmen und großen Einkäufern oft verhandelte, starre Vertragsraten an. Aus Revenue Management Perspektive ist dies wenig sinnvoll und teils sogar unökonomisch, vor allem in High-Season. Zukünftig werden diese statischen (Vertrags-) Raten durch dynamische, tagesaktuelle Raten abgelöst. Bei den Floating Rates gewährt das Tagungshotel seinen Vertragskunden einen prozentualen Nachlass auf die tagesaktuelle, dynamische Rate. Alles ist im Fluss.

Wer nicht mit der Zeit geht – der geht mit der Zeit.

Die Digitalisierung im MICE-Segment ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern schon heute Realität. Die ersten großen, strategischen Einkäufer haben ihre Weichen schon in Richtung digitaler MICE-Einkauf gestellt. Viele kleinere, ungebundene Unternehmen schätzen die enormen Prozessvorteile und auch wir bei Expedia MeetingMarket sehen an stark wachsenden Nutzer- & Buchungszahlen, eine rasant wachsende Akzeptanz der Technologie.

Für Tagungshotels heißt es jetzt, frühzeitig auf digitale MICE-Prozesse zu setzen, um zukünftig kein Geschäft zu verlieren.

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Kommentare

  • Bianca Spalteholz
    ...abgesehen von den kostenfreien 500 MICE Booking Engines des Expedia Meeting Markets für die hoteleigene Homepage, ist die Vorhersage #2 hoch interessant. Revenue Management und Distribution von Veranstaltungsräumen könnte schon bald zum Standard werden!
    vor 2 Jahren veröffentlicht

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