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31.10.2016

6 Tipps, wie Sie Ihre MICE-Buchungsmaschine bewerben können

1. Kommunizieren Sie die Vorteile Ihres neuen Service an relevanten Stellen auf Ihrer eigenen Website

Eine Tagungs-Onlinebuchung auf Ihrer Webseite ist neu. Bisher kannten die Veranstaltungsplaner in erster Linie umfangreiche Tagungs-Anfrage-Formulare, deren Mehrwert aus Kundensicht gering war. Leider waren die meisten Anfrageformulare eher aus Sicht der Tagungsabteilung im Hotel, denn aus Kundensicht gestrickt. Kunden hassen lange Formulare. Sie füllen mit hohem Aufwand etwas aus, und dann erhalten sie eine Absage, weil gar kein Raum verfügbar ist, zu viele Zimmer benötigt werden, oder das Hotel einfach noch eine höherwertige Anfrage erwartet. Leider haben viele Hotels diesen Anfrageprozess auch als Onlinebuchung bezeichnet, so dass Ihre Kunden jetzt erst lernen müssen, dass Sie einen „besseren Service“ bieten.

Diese Vorteile sollten Sie unbedingt kommunizieren: 

1. Preis und Verfügbarkeit sind ohne langes Warten auf Ihrer Webseite zu sehen.

2. Mit diesem Wissen kann der Kunde in Detailgespräche mit Ihnen gehen und andere Fragen klären als nur „ob der Raum noch frei ist“.

3. Sie können die Buchung mit dem MICE Sales.Manager abschließen und der Kunde erhält voll automatisch die Bestätigung, die nur mit einem Klick gegenbestätigt wird.

Unser Tipp: Platzieren Sie die Vorteile Ihres neuen Service beispielsweise direkt in Ihr Buchungs-Widget oder sichtbar neben dem Button "Tagungsräume hier buchen".

2. Bieten Sie Ihren Kunden Einzelgespräche oder Screen Share an

Nehmen Sie Ihre Kunden bei der Hand, sprich wenn der Kunde ein Tagungsangebot wünscht, zeigen Sie ihm auf Ihrer Website, wie er das ganz schnell selbst erstellen kann. Wenn also der Kunde Sie anruft oder eine E-Mailanfrage sendet, dann rufen Sie ihn zurück und fragen ihn, ob er Ihre neue Onlinebuchung für komplette Tagungen kennen lernen möchte. Sie senden ihm einfach den Link oder führen ihn telefonisch über Ihre Webseite in Ihre MICE Buchungsmaschine. Besonders elegant wäre es natürlich, wenn Sie dem Kunden eine Screen-Share (z.B. über Teamviewer) senden und den neuen Prozess am eigenen Bildschirm erklären. 

Das sollten Sie üben! Zum Beispiel mit den Kollegen. Oder den Kunden, die mehr Freund als Kunde sind…. 

Wichtig: Wenn Sie bei diesen Präsentationen in Argumentationsnöte kommen, weil wirklich etwas unlogisch ist oder ein wichtiger Kundenwunsch (den Sie eigentlich gern erfüllen würden) mit dieser Software nicht umsetzbar ist, lassen Sie das unbedingt Ihren Ansprechpartner wissen.

3. Verschicken Sie nur noch automatisierte E-mail Angebote

Die MICE Buchungsmaschine ermöglicht, dass Sie oder Ihr Kunde nicht gleich reservieren müssen, sonders zunächst ein E-Mail-Angebot erstellt wird. 

Dieses Angebot führt Ihren Kunden aus der E-Mail auf Ihre Webseite, wo das Angebot vom Kunden noch mit weiteren Leistungen angepasst werden kann, oder einfach angenommen werden sollte. 

Das ist der perfekte Einstieg, um den neuen Service zu erklären. 


Unser Tipp: Erklären Sie Ihren Kunden, dass Sie Ihm ein digitales Angebot schicken und wie er es selbstständig buchen kann. Sie können Ihren Kunden auch vorab Ihre MICE Buchungsmaschine erklären, damit er sich besser zurechtfindet. Wenn Ihr Stammkunde sein erstens digitales Angebot erhält, dann sollten Sie ihn direkt nach Versand anrufen, und ihn fragen, wie er diese Art des Angebots findet.

4. Nutzen Sie Ihren neuen Service als einzigartiges Verkaufsargument

Wenn erst einmal hunderte von Hotels die Echtzeit-Online Buchung anbieten, dann ist es aus Sicht Ihrer Kunden ganz schnell eine Pflicht, dass auch Sie diesen Zeitsparservice anbieten. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt sich als innovationsfreudiges Unternehmen zu positionieren. Jetzt ist dieser Service noch ein fast einzigartiges Verkaufsargument. Die Marketingabteilung ist doch immer dankbar für echte Neuigkeiten. Vor allem die, bei denen sich das Kundenwohl so überzeugend darstellen lässt.

5. Integrieren Sie Ihren neuen Service auch Offline

Natürlich bietet Ihr Hotel moderne und schöne Tagungsräume. Und die Besichtigung von Zimmer ist auch spannend…. Aber noch besser ist es, wenn Sie wirklich neue Informationen für Ihre Interessenten haben:

Für Ihre nächsten Hausbesichtigungen oder Detailabsprachen sollten Sie ab sofort immer einen Tablett-PC oder IPad in der Hand haben. Sie können dem Kunden nicht nur jederzeit Auskunft geben, ob ein Tagungsraum in der gewünschten Größe verfügbar ist, denn die Buchungsmaschine ist ja jederzeit im Web erreichbar. Sie können dem Kunden auch einfach zeigen, wie er sich selbst ein Angebot erstellt oder eine Tagung gleich online reserviert. 

So können Sie Ängste nehmen, Details erläutern und natürlich auch den Kunden fragen, wie er diesen neuen Service findet.

6. Nutzen Sie JEDEN Kontaktpunkt mit Kunden für die Bewerbung

Nicht immer ist der Tagungsleiter auch der Bucher der Tagung. Aber oft sind diese Rollen in einer Person vereint. Bewerben Sie den neuen Service daher auch gegenüber Ihren Tagungsansprechpartnern während der Tagung im Hotel. Ein persönlicher Brief, Aufsteller oder Flyer machen auf den neuen Service aufmerksam. Egal ob die E-Mail-Signatur, die Rechnungen für Tagungskunden, der Tagungsraum, die Bankettmappe, der nächste Messeauftritt: Lassen Sie Ihren neuen Service nicht unerwähnt. Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass alle Mitarbeiter mit Gastkontakt wissen, was mit „Tagung online buchen“ wirklich gemeint ist.

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