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14.10.2015

Colja M. Dams: 7 Hauptkriterien, die Hotelrecherche zum Zeitfresser machen

Colja Dams, CEO von VOK DAMS, © VOK DAMS

Colja Dams, CEO von VOK DAMS, © VOK DAMS

Warum Hoteleinkauf so aufwändig ist.
… und doch so leicht sein könnte…


erklärt Colja M. Dams, CEO von VOK DAMS und nennt uns die 7 Hauptkriterien, die Hotelrecherche zum Zeitfresser machen.

Colja M. Dams, CEO von VOK DAMS muss mit seinem 250-köpfigen Team jeden Tag Kundenwünsche nicht nur erfüllen sondern übertreffen. Das ist das Credo der 1975 in Wuppertal gegründeten Agentur für Events und Live-Marketing, die in den Kreativrankings regelmäßig auf den vordersten Plätzen zu finden ist. Eine ellenlange Liste spannender und multinationaler Kunden trägt jeden Tag Projekte an VOK DAMS heran, die gerade auch den Hoteleinkauf zur komplexen Herausforderung machen. Denn eines ist klar: Die Kommunikationsmaßnahme kann noch so gelungen sein: Wenn der Gast sich nicht wohl fühlt, verpufft der Effekt. Daher sind Einkauf und Verwaltung großer Hotelkontingente zwischen 500 und 10.000 Roomnights auf der einen Seite Tagesgeschäft – auf der anderen Seite ein wichtiges Kriterium für den Erfolg einer Veranstaltung.

Diese 7 Kriterien zeigen die Herausforderung an die Agentur:

1. Globaler Bedarf des internationalen Kundenstamms: VOK DAMS realisiert Events in 37 Ländern
2. Große Kapazitäten: VOK DAMS benötigt in der Regel Kapazitäten zwischen 500 und 3.000 Roomnights an einem Ort
3. Komplexität: Ein Stuhl, ein Bett, ein Frühstück – das reicht natürlich nicht, die Ansprüche der Kunden und an das jeweilige Veranstaltungskonzept spiegeln sich auch in den Hotelanfragen wider
4. Qualität: VOK DAMS gibt den Kunden ein Qualitätsversprechen, das sich auch in den vermittelten Hoteldienstleistungen wiederfinden muss
5. Aktualität: Kunden von heute sind es gewohnt, dass Anfragen sofort und umfassend beantwortet werden. Schließlich buchen sie ihre Hotels auch in wenigen Minuten über Portale – egal ob im In- oder Ausland
6. Kalkulation: Bei jedem Projekt ist das Hotelkontingent ein nicht unbedeutender Teil des Gesamtbudgets. Lange Abstimmungen zu Verfügbarkeiten und Zimmerkapazitäten werden in dem Moment unnötig, in dem der Preis nicht stimmt – besser also, man hat Kontingente und Preise auf einen Blick live verfügbar, denn
7. die Vergleichbarkeit der Angebote wird vom Einkauf auf Kundenseite vorausgesetzt. Verschiedene Termine, Städte, Länder, Währungen, länderspezifische Klassifizierungen: das und vieles mehr erschweren den Vergleich von Hotelangeboten. Und am Ende muss sich die Vergleichbarkeit aller Kriterien dem Kunden auf einen Blick erschließen.

Auch wenn Hotelrecherche eine Routineaufgabe ist, ist sie dennoch mit hohem Aufwand verbunden, erklärt Dams. Selbst wenn man die Locations kennt und entsprechend der Leitidee des Konzeptes die besten Vorschläge zusammengestellt hat, muss jedes Mal neu angefragt werden. Nur so kann beste Qualität sichergestellt werden. Es wird geprüft, ob im Umfeld alles gleich geblieben ist, Preise und Leistungsangebote sich nicht verändert haben und natürlich muss die Verfügbarkeit abgefragt werden.

Colja Dams: "Hier wäre es eine große Hilfe, wenn es ein Buchungsportal gäbe, das hier schon vorab Antworten geben kann, die verlässlich und vor allem tagesaktuell sind.“

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