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15.12.2016

So kalkulieren Tagungshotels den Mindestumsatz für Meetingräume

In drei Schritten zum Mindestumsatz für größere Hotels in preisdynamischen Märkten

Die korrekte Erfassung eines Mindestumsatzes in Ihrer MICE Buchungsmaschine stellt sicher, dass jeder Tagungsraum bei seiner Vermietung einen bestimmten Mindestumsatz pro Tag nicht unterschreitet. Schließlich möchte man verhindern, dass in einer stark nachgefragten Zeit der schönste Raum für zu wenige Teilnehmer und einer Tasse Kaffee vermietet wird. 

Das Problem: Da Revenue Management im Tagungsbereich in den meisten Hotels noch nicht eingeführt ist, haben Veranstaltungsverkäufer oft nur eine sehr vage Vorstellung darüber, wie denn der Mindestumsatz für die verschiedenen Nachfragezeiten festzulegen ist. Kombiniert mit der Sorge, dass eine ungewollte Buchung eingeht, die womöglich den letzten Tagungsraum belegt und besseres Geschäft verdrängt, kann ein zu optimistischer Mindestumsatz das Ergebnis sein.

In unserem Praxis-Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie einen sinnvollen Mindestumsatz für verschiedene Nachfragezeiten und Raumgrößen kalkulieren können.

1. Ermitteln Sie anhand der Vorjahresumsätze Ihre Nachfragezeiten

Berücksichtigen Sie dafür nur die Umsätze (netto ohne MwSt.), die Sie pro Raum und Tag realisiert haben für Raummiete, Technikmiete und F&B Pauschalen. Noch besser wäre natürlich, wenn Sie auch die Umsätze hinzuziehen könnten, die Sie abgelehnt haben, nachdem der Raum bereits verkauft war. Da an diesen Tagen mit hoher Wahrscheinlichkeit ein höherer Umsatz hätte erzielt werden können. Diese Information liegt leider in wenigen Hotels auswertbar vor.

Für die Ermittlung einer marktgerechten Mindestumsatz-Anforderung bedienen wir uns folgender Kennzahl: der (getätigte) Umsatz pro verfügbaren Quadratmeter, kurz RevPASQM = Revenue per Available Square Meter
 genannt. Nicht zu verwechseln mit der Vergleichskennzahl im Zimmerbereich: RevPAR = Revenue per Available Room, welche die Occupancy (Auslastung) und den erzielten Preis zusammenführt.
 Die Formel zur Berechnung des RevPASQM lautet (siehe Formel in Gelb):

Ein Rechenbeispiel (siehe Abb. 1): 

Der Umsatz pro verfügbarem Quadratmeter berechnet sich aus 3040 € Nettoumsatz für den Raum A am 4. April geteilt durch 200 Quadratmeter. Das Ergebnis sind 15,20 € Umsatz pro verfügbarem Quadratmeter.

Diese Kennzahl zeigt in der folgenden Abbildung 1 folgendes: Die drei Farben stehen für die Nachfragezeiten grün = schwach, gelb = mittel und rot = hoch.

Die erzielten Umsätze und die daraus abzuleitende, realisierte Nachfrage zeigen pro Raum und Größe des Raumes kein einheitliches Bild. Während der Raum A mit 200 qm in Ferienzeiten und während Wochenenden kaum eine Nachfrage verzeichnet, zeigt der kleinste Raum C eine recht kontinuierliche Nachfrage. Auf der anderen Seite zeigt der größte Raum seine besten Umsätze an den Samstagen. Wahrscheinlich wird er auch für festliche Veranstaltungen verkauft, die oft einen deutlichen höheren Umsatz pro Kopf generieren.

FAZIT: Ein genereller Mindestumsatz pro QM ist vermutlich bei diesem Musterhotel nicht sinnvoll. Die Festlegung sollte pro Raum und Nachfragezeit entschieden werden. Für den größten Raum sind in dieser Auswertung die Wochenendtage (Freitag und Samstag) separat zu bewerten, da durch das besondere Segment der Partys ein erhöhter Umsatz zu erwarten ist, der in eine höhere Mindestumsatzforderung münden sollte.

2. Entscheiden Sie, wie viele Nachfragezeiten sinnvoll sind

Für viele Tagungshotels reichen drei verschiedene Zeiten. Wenn Sie sehr hohe Differenzen im Umsatz pro verfügbaren Quadratmeter haben (RevPASQM), können auch vier oder mehr Nachfragezeiten relevant werden.

3. Ermitteln Sie die Mindestumsätze pro Nachfragezeit

Sie bekommen ein „Gefühl“ für die Realitäten, wenn Sie die Werte der unterschiedlichen Nachfragezeiten gegenüberstellen. Während die höchsten Wertigkeiten für diese Berechnung nicht zielführend sind, ergeben sich aus den niedrigsten und den durchschnittlichen Umsätzen pro Nachfragezeit und Raum schlüssige Maßstäbe. Sie werden erhebliche Differenzen feststellen und lernen, was tatsächlich in der Vergangenheit pro Raum und Nachfragezeit verkauft wurde. Wenn Sie nun den durchschnittlichen Umsatz als Basis für den digitalen Vertrieb in den Verkauf stellen, werden Sie feststellen, dass je nach Größe des Raumes ein Rückgang des Umsatzes pro verfügbarem Raum-Quadratmeter die Folge sein wird, andere Räume dagegen tatsächlich ein Plus erwirtschaften. Diese Analyse wird in jedem Hotel anders ausfallen. In der nachfolgenden Darstellung (Abb. 2) sieht man deutlich, wann und in welchem Raum der niedrigste Umsatz und wann der durchschnittliche Umsatz die bessere Variante ist.

Zusammenfassung

1. Pro Nachfragezeit können sehr große Schwankungen zwischen den niedrigsten und den höchsten Umsätzen pro Raum und Tag bestehen. Prüfen Sie, ob die niedrigsten Umsätze einfache ‚Ausreißer‘ oder Vertragskunden mit rabattierten Volumenpreisen sind, oder ob sie durchaus in der jeweiligen Nachfragezeit annehmbares Geschäft darstellen.

2. Besteht eine allgemeine Nachfrage, arbeiten Sie mit Mindestumsätzen pro Raum.

3. Wenn dagegen gar keine Nachfrage besteht, oder alle Zimmer bereits belegt sind, dann kann der Mindestumsatz pro Raum sehr viel niedriger sein. Theoretisch können Sie dann den Raum auch ganz ohne F&B verkaufen, also nur eine Raummiete verlangen. Es ist daher wichtig, dass ein Hotel seine PUG (Preisuntergrenze) auch für Tagungsräume kennt. Diese kalkuliert Ihre Minimalkosten, die erzielt werden müssen. Darunter wird nie verkauft.

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