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01.09.2016

Wie Tagungshotels ihre Verkaufsprozesse fit machen für die digitale Zukunft

© NordNordWest - Abfahrt Harburg, derivative work: Cornelius Kibelka (WMDE)

© NordNordWest - Abfahrt Harburg, derivative work: Cornelius Kibelka (WMDE)

In unserem Alltag haben wir das Gefühl, dass sich die Welt heute schneller dreht, als noch vor 10 Jahren. Wir bestellen heute Waren im Internet, die uns schon morgen geliefert werden. Wenn wir ein Taxi brauchen, telefonieren wir nicht mehr mit der Taxizentrale und versuchen dem Callcenter irgendwie unseren Standort zu erklären, sondern benutzen eine Taxi-App und Bankgeschäfte erledigen wir schon lange nicht mehr am Schalter.  Auch in der Hotellerie rufen immer weniger Menschen an, wenn Sie ein Zimmer buchen möchten. Sie buchen direkt auf der Hotel-Website oder über ein Online-Buchungsportal.

Langwierige Anfrage & Angebotsprozesse werden von den Kunden nicht mehr akzeptiert

Die fortschreitende Digitalisierung macht unseren Alltag schneller und effizienter. In allen Bereichen unseres täglichen Lebens kann beobachtet werden, dass langwierige Prozesse nicht mehr bedingungslos akzeptiert werden. Transaktionsorientierte, automatisierte Prozesse lösen heute mehr und mehr die persönliche Interaktion ab, da sie deutlich schneller und bequemer sind. Und spätestens jetzt, wo die sogenannten „Millennials“ oder „Digital Natives“, die in einer digitalisierten Welt mit Informationen in Echtzeit aufgewachsen sind und diese prägen, in der Tagungsbranche angekommen sind, müssen sich auch hier die Prozesse deren Gewohnheiten anpassen.

Wer hier die Zeichen nicht erkennt und sich entsprechend aufstellt, wird mittelfristig verlieren.

Tagungsportale funktionieren aus Planersicht – Hotels sind die Leidtragenden

Ein Prozess, um den die Digitalisierung bis vor kurzem einen Bogen gemacht hat, ist der Anfrage- & Buchungsprozess für Tagungen und Gruppenübernachtungen in der Tagungshotellerie. Bis dato ist dieser Prozess sehr manuell und langwierig, auch wenn sich die Kommunikationswege teilweise auf digitale Kanäle verlagert haben. In den letzten Jahren sind eine Vielzahl an Tagungsportalen, Anfrageportalen oder Listungsportalen an den Start gegangen, die es Veranstaltungsplanern ermöglichen, über die jeweilige Plattform Ihre Tagungsanfrage nicht nur an ein, sondern gleich an mehrere Tagungshotels zu senden. Das mag zwar für Planer den Prozess etwas erleichtert haben. Die Tagungshotels auf der anderen Seite werden aber überschüttet von niedrig konvertierenden, unstrukturierten Anfragen, für die alle ein Angebot erstellt werden soll. Nur sehr wenige Portale können Hotels wirklich sinnvolles Geschäft vermitteln. Der Aufwand für das Hotel mit der Prüfung der Verfügbarkeit von Zimmern und Räumen, Eintrag der Option, Überwachung des Angebotes ist fast so hoch, als hätte der Kunde direkt angefragt. Eine Zeiteinsparung ist quasi nicht vorhanden.

Im MICE Anfrageprozess wird Zeit und Geld verschenkt

In unseren Gesprächen mit Hotels haben wir erfahren, dass abhängig vom Kanal aktuell nur 5-10% aller unstrukturierten Anfragen via Email, Telefon oder RFP-Portal in Buchungen resultieren. Bedeutet, nur jede zehnte bis zwanzigste Anfrage kommt zum Abschluss. Weiteres Ergebnis unserer Hotelbefragungen war, dass ein Hotel pro Anfrage im Schnitt zwischen 30 und 60 Minuten für den kompletten Angebotsprozess, Anpassungen und Rückfragen benötigt. Von Anfang bis Ende. Dies wiederum bedeutet, dass ein Hotel umgerechnet pro Buchung aktuell 5-10 Stunden investiert. Gerade bei Kleinst-Veranstaltungen mit geringen Umsätzen ist dies betriebswirtschaftlich nicht wirklich zu vertreten. Kleinst-Veranstaltungen von bis zu max. 30 Teilnehmern machen jedoch den Großteil des Marktes aus.

Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit machen den Prozess 10x effektiver!

Eine MICE-Software, wie MeetingMarket, die mit tagesaktuellen Preisen und Verfügbarkeiten in Echtzeit vollautomatisch Tagungsangebote erstellen kann, unterstützt Tagungshotels dabei, Ihre Prozesse deutlich zu verschlanken. Kern von MeetingMarket sind Echtzeit-Preise, Echtzeit-Verfügbarkeiten und direkte Bestätigung für Tagungsräume, Equipment, Verpflegung und Gruppenübernachtung. 

So ermöglicht das Tool, im Handumdrehen tagesaktuelle Angebote automatisiert zu kalkulieren, zu erstellen und zu versenden. So beantworten Sie die vielen, unstrukturierten Tagungsanfragen für einfache, standardisierbare Veranstaltungen in wenigen Minuten. Für Anpassungen und Änderungen muss der Kunde nicht zwangsläufig im Hotel anrufen, sondern kann das selbständig tun. Durch Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit, wird auch hier das MICE Angebot automatisch neu kalkuliert und geprüft.

Gleichzeitig haben Convention Sales Mitarbeiter Zeit gewonnen, die sie für die Akquise und Bearbeitung großer, wirtschaftlich sinnvoller Veranstaltungen oder Betreuung Ihrer Kunden einsetzen können. Oder sie machen einfach mal pünktlich Feierabend.

MICE Buchungsmaschine auf der Hotelwebsite

Beinahe jedes Hotel bietet seinen Kunden die Möglichkeit, Zimmer direkt auf der eigenen Webseite zu buchen. Dieser Service ist heute nicht mehr wegzudenken. Und genau so sollten Tagungshotels den Besuchern ihrer Website die Möglichkeit bieten, Tagungen inkl. Equipment, Verpflegung und Übernachtung direkt auf der Website buchen zu können. Und dafür muss der Kunde Ihre Veranstaltungsabteilung noch nicht einmal anrufen oder anschreiben, wenn er deren Unterstützung nicht braucht.

Und obendrauf bekommt Ihr Angebot Reichweite und Sichtbarkeit

Das Sahnehäubchen zum Schluss: Ganz automatisch werden die live Tagungsangebote über einem wachsenden, bald internationalen Marktplatz vertrieben. Konfiguriert ein Kunde dort seine Veranstaltung und wählt ein Haus aus, erhält dieses direkt eine bestätigte Buchung und keine niedrig konvertierenden Anfragen.

Verlieren Sie also keine Zeit mehr mit langwierigen Anfrage & Angebotsprozessen.


So geht MICE heute!

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